5S ist eine Methodik, die in fünf Stufen unterteilt ist, um eine erfolgreiche Umsetzung zu gewährleisten. Dabei sichern die fünf Stufen eine nachvollziehbare Vorgehensweise und unterstützen so die gemeinsame Abarbeitung und Umsetzung im Team.
Die Vorbereitung umfasst dabei die Schritte 1 bis 6.
Schritt 1: Auswahl und Eingrenzung des Bereichs mit dem Team
Der Bereich sollte nicht zu groß sein, da bei solchen Aktionen immer die direkte Umsetzung im Vordergrund stehen sollte (die bei einem zu groß gewählten Bereich nicht sofort möglich ist).
Schritt 2: Ziele verdeutlichen; Sinn verständlich machen
Nun soll gemeinsam erarbeitet werden, wozu das Ganze dient. Hierzu bietet es sich an, mit den Führungskräften des Bereichs und möglichen Teilnehmern die Zielstellung kurz und prägnant zu erarbeiten: „Wo soll die Reise hingehen? Warum?“ Das sollte unbedingt geklärt sein.
Schritt 3: Ausgangssituation festhalten
Menschen können schnell vergessen; Deswegen: Fotos von dem ursprünglichen Arbeitsplatz machen! Hierbei zählt: je mehr, desto besser. Das verbessert den Vorher-Nachher-Vergleich.
Schritt 4: Vorbereitung der Hilfsmittel
Organisieren Sie alle benötigten Materialien und Hilfsmittel (von Behältern zur Entsorgung, über geeignete Reinigungsmaterialien bis hin zu Hilfsmitteln zur Visualisierung und Beschriftung).
Schritt 5: Einladung und Einteilung der Mitarbeiter
Stellen Sie für die geplanten Aktionen Teams zusammen auf. Die Führungskräfte sollten dabei einbezogen werden (verleiht dem Vorhaben zusätzlich Bedeutung). Beachten Sie bei der Vorbereitung auch mögliche Aspekte der Arbeitssicherheit. Vielleicht werden für einige Bereiche Spezialisten (zum Beispiel Elektriker) gebraucht? In diesem Schritt bietet es sich an, bereits zu überlegen, wem später welche Aufgabe zukommt.
Schritt 6: Begehung vor Ort
Erfahrungen haben gezeigt, dass es sehr hilfreich ist, mit den jeweiligen Abteilungen und der Instandhaltung eine Begehung vorab durchzuführen. Bei dieser Begehung können sowohl weitere Informationen und Aufgabenpakte für den Tag der Reinigungsaktion besprochen als auch mögliche Reparaturen und hierzu notwendige Ersatzteile erfasst und vorbereitet werden. Dadurch kann am Tag der 5S- Aktion bereits erste Mängel konkret bearbeitet werden.
Die Vorbereitung ist abgeschlossen – lassen Sie uns mit der Umsetzung beginnen!
Nach der Vorbereitung geht es nun in die Umsetzung.
Die Umsetzung umfasst dabei die Schritte 7 bis 11. In der Vor-Ort-Aktion werden hier in der Praxis sehr oft Schritt 7, 8 und 9 parallel durchgeführt.
Schritt 7: Aussortieren
Im siebten Schritt (5S – Stufe 1) werden dabei die nützlichen und notwendigen Gegenstände von den Unnützen, Defekten und Überflüssigen getrennt. Das Notwendige wird aufgehoben und das Unnütze fachmännisch entsorgt oder dem Lager zurückgeführt. Um den Prozess des Aussortierens zu unterstützen, können Hilfsmittel, wie beispielsweise eine Rote Karte, Häufigkeitsetiketten und „Zur Klärungs“-Etiketten zum Einsatz kommen.
Bei aller Euphorie – es darf dennoch nicht vergessen werden, zu überprüfen, was wirklich weggeschmissen werden darf: Sind die Teile noch bestandsgeführt, müssen Sie aufgenommen und ausgebucht werden. Sonst kann es vorkommen, dass die Bilanz nicht mehr stimmt und Ihnen der Controller „an den Hals“ springt. Es empfiehlt sich eine Liste aller auszusortierenden Teile anzulegen und die mit den verantwortlichen Stellen abzusprechen. Zusätzlich kann diese Liste zur späteren Darstellung der Ergebnisse verwendet werden.
Schritt 8: Standard „Anordnung“ schaffen
Im achten Schritt (5S – Stufe 2) werden die verbleibenden Gegenstände gemäß der Häufigkeit ihrer Anwendung so angeordnet, dass sich jeder Mitarbeiter an jedem beliebigen Arbeitsplatz zurechtfindet. Ziel ist hierbei, die Werkzeuge und Hilfsmittel dort anzubringen, wo Sie benötigt werden, um Neben- Wege- und Suchzeiten zu reduzieren. Auch Vollständigkeit und Funktionsfähigkeit gilt es dabei zu überprüfen. Tipp: Hinterfragen Sie auch, ob die Werkzeuge die ideale Auswahl darstellen – vielleicht ist in manchen Fällen ein anderes Spezialwerkzeug besser geeignet?
Schritt 9: Reinigung und Prüfen
Im neunten Schritt (5S – Stufe 3) wird der Arbeitsplatz gereinigt. Neben der Reinigung und dem Saubermachen geht es hierbei eigentlich darum, den Arbeitsplatz auf Mängel, Verschwendungspotenziale oder Verschmutzungsquellen zu überprüfen. Ziel ist dabei, die Verschmutzungsquellen zu eliminieren: „Was nicht mehr verschmutzt, muss in Zukunft weniger gereinigt werden!“, so dass die ständig anfallenden Reinigungszeiten schrittweise reduziert werden können, denn: Ein sauberer Arbeitsplatz erhöht die Akzeptanz und Motivation der Mitarbeiter signifikant.
Schritt 10: Ausarbeitung der Standardisierungen
Im zehnten Schritt (5S – Stufe 4) werden Standardisierungen ausgearbeitet, die dauerhaft einen sauberen und ordentlichen Zustand aufrechterhalten sollen. Gemeinsam mit dem Team werden die verbliebenen Gegenstände visuell so gekennzeichnet, dass jeder weiß, wo was hingehört. Sinnvoll hierbei: Erarbeiten Sie mit Ihrem Team grundsätzliche Visualisierungskonzepte und gleichen sie diese mit bestehenden internen Standards ab.
Zur Kennzeichnung können z.B. von der eindeutigen Beschriftung, über Schattenbretter bis hin zu Stellflächenkennzeichnungen ein bunter Strauß an Visualisierungen eingesetzt werden – Ihrer Fantasie sind dabei keine Grenzen gesetzt.
Des Weiteren werden in diesem Schritt mit den Mitarbeitern zyklische Standards (z.B. tägliche, wöchentliche, monatliche und jährliche Reinigungsintervalle) ausgearbeitet, die sicherstellen sollen, dass der erreichte Soll-Zustand langfristig gehalten wird. Dazu zählen Reinigungspläne oder Arbeitsplatzdokumentationen.
Schritt 11: Nachhaltigkeit absprechen
Im elften Schritt (5S Stufe 5) geht es darum, das Erreichte aus vorherigen Schritten langfristig zu sichern. Oft werden hierbei in den Unternehmen Auditsysteme eingesetzt. Dabei wird der aktuelle Stand aufgezeigt, bereits umgesetzte Entwicklungen überprüft und etwaige Abweichungen ermittelt. Abschließend sollte die 5S Aktion noch nachbereitet werden. Die Nachbereitung umfasst die folgenden Schritte 11 bis 15.
Nachbereitung – Die Nachbereitung umfasst weitere 5 Schritte
Abschließend sollte die 5S-Aktion nachbereitet werden.
Schritt 12: Offen Aktivitäten
Übertagung noch offener Aktivitäten in eine Maßnahmenliste mit Abarbeitungstermin und dem Verantwortlichen zur Umsetzung.
Schritt 13: Darstellung der Ergebnisse.
Fassen Sie die Aktivitäten und erzielten Erfolge kurz zusammen. Machen Sie Bilder und zeigen so den Vorher- / Nachher-Effekt auf und definieren sie damit auch den Soll-Zustand. Führen Sie detailliert auf was entsorgt, wie viel Fläche gewonnen wurde, welche Arbeitsabläufe nun besser funktionieren und so weiter.
Ganz nach dem Motto „Tu’ Gutes und sprich’ darüber!“
Schritt 14: Kommunikation der Ergebnisse
Erfahrungen haben gezeigt, dass es entscheidend ist für die Akzeptanz im Unternehmen gerade die angrenzenden Bereiche kurz über die Ziele und Resultate dieser Aktion zu informieren. Ansonsten kann durch Unverständnis leicht Missmut erzeugt werden.
Schritt 15: Fester Review Termin
Ein feststehender Überprüfungstermin dient zur weiteren Anpassung oder zur Erhaltung des Zustands. So kann gleich der KVP-Prozess aufgezeigt werden.
Schritt 16: Audits und Paten auf dem Weg der Nachhaltigkeit
Durchführung der zyklischen Audits zur Sicherung der Nachhaltigkeit und zur Wertschätzung.
Des Weiteren bietet es sich an, Paten oder Patenteams für die jeweiligen Bereiche zu benennen. Der Mitarbeiter erhält durch das Patenmodell mehr Verantwortung und muss eigenverantwortlich für die Einhaltung seiner Standards sorgen. Schlussendlich ist auch die Führungskraft aufgefordert, die Einhaltung einzufordern und zu unterstützen.
